拝啓
私たちのチームでは、プロジェクトの作業の管理に「カンバン」活用したいと考えています。本提案書では、「カンバン」を選択するにあたっての根拠、変更の必要性、変更に伴うリスクと移行案、そして実行計画について説明します。本提案に対する忌憚のないご意見をいただければ幸いです。また、懸念事項が払拭されましたら、計画の実行についてご検討をお願いいたします。
課題
現在、私たちのチームは顧客への価値の提供とは無関係な作業に多くの時間を費やしています。以下に列挙します。
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その結果、納期に遅れ、費用がかさむにもかかわらず、プロダクトの機能や品質は低下していきます。この結果を受け入れ続けたのは、常にこの方法で作業してきたからです。現在は、簡素で効果的な解決先が見つかったと考えています。
解決先
「カンバン」は、トヨタ社のジャスト イン タイムなスケジュール管理のメカニズムに基づいたプロジェクト管理手法です。「カンバン」を用いてプロジェクト作業を管理することで、すべての時間と労力を顧客への価値の提供に集中されることができると考えています。
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これは、どんな変更においても言えることですが、「カンバン」に慣れるには数週間を要します。「カンバン」を使いこなすには、数ヶ月を要するでしょう。しかし、マネージャだけでなく、チームメンバー全員がその恩恵を享受することになります。より機能的で高い品質のプロダクトを、コストを抑えた上で、予定どおりに納品できるようになります。
リスク
変更にはリスクがつきものです。「カンバン」への変更に伴うリスクと、それらのリスクに対する緩和策は以下のとおりです。
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最初の数週間は生産性が低下することが予想されます。これはどのような変更であっても避けられないことです。しかし、その後の生産性の向上により、失われた分をすぐに取り返せるはずです。
計画
ここでは、実行計画の概略を4つのフェーズに分けて示します。
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